Errores más frecuentes en la comunicación

En una empresa, estudios, grupo de trabajo o cualquier tipo de actividad que se realice entre dos o más personas, la importancia de la comunicación se hace notar. Muchas veces, por desconocimiento, solemos interrumpir este proceso, llegando a entorpecer lo que sea en lo que estemos trabajando. En este artículo, se relatan los errores más frecuentes en la comunicación y cómo evitarlos.

Los errores de comunicación más frecuentes

• No estar mentalmente presente.
• Escoger un lugar inadecuado para hablar.
• No seguir una estructura en la comunicación.
• Hablar demasiado rápido o lento.
• Usar un lenguaje equivocado. En algunos casos, demasiado formal y en otros, demasiado coloquial.

De hecho, todo puede dificultar la comunicación. Este es un proceso preciado, en el que intentas que las personas a tu alrededor comprendan algo que está dentro de tu mente. No nos paramos a pensar al respecto, pero un mínimo cambio, como el manejo del tono de voz, puede hacer que las personas presten más atención y dar como resultado un proceso de comunicación efectivo.

Barreras que dificultan la comunicación efectiva

Barreras físicas: ruido, distancia, problemas técnicos

• Ruido: Interferencias auditivas que dificultan la audición clara del mensaje. Esto puede deberse a ruidos ambientales, como el tráfico, maquinaria industrial, conversaciones cercanas, etc.
• Distancia: La distancia física entre el emisor y el receptor puede dificultar la comunicación, especialmente si no se utilizan tecnologías adecuadas para superarla, como teléfonos o videoconferencias.
• Problemas técnicos: Fallos en el equipamiento de comunicación, como problemas de red, fallas en el hardware o software utilizados para la comunicación, pueden interrumpir o distorsionar el mensaje.

Superar estas barreras físicas requiere esfuerzos como la selección de entornos adecuados con menos ruido, el uso de tecnologías de comunicación efectivas para superar distancias físicas y asegurar el buen funcionamiento y mantenimiento de los equipos técnicos utilizados.

Barreras fisiológicas: limitaciones de los sentidos

• Limitaciones sensoriales: Cada individuo tiene diferentes capacidades sensoriales, lo que puede afectar su capacidad para percibir y comprender la información transmitida. Por ejemplo, una persona con discapacidad visual puede tener dificultades para recibir información visual.
• Problemas de salud: Condiciones médicas como la pérdida de audición, la pérdida de visión, trastornos del habla o enfermedades neurológicas pueden afectar la capacidad de comunicación de una persona.
• Diferencias individuales en la percepción: Las personas pueden interpretar la información de manera diferente debido a sus propias experiencias, antecedentes culturales y perspectivas únicas, lo que puede dificultar la comunicación efectiva si no se comprenden estas diferencias.

Barreras psicológicas: prejuicios, emociones, desinterés

Las barreras psicológicas pueden obstaculizar significativamente la comunicación efectiva. Algunas de estas barreras incluyen:

• Prejuicios: Los prejuicios y estereotipos pueden influir en la forma en que percibimos a los demás y en cómo interpretamos sus mensajes. Esto puede llevar a malentendidos y a una comunicación ineficaz.
• Emociones: Las emociones intensas, como el enojo, la tristeza o la ansiedad, pueden interferir con la capacidad de procesar la información de manera clara y objetiva, lo que dificulta la comunicación efectiva.
• Desinterés: La falta de interés o motivación para participar en la comunicación puede llevar a una escucha superficial o a una comunicación incompleta, lo que impide una comprensión adecuada de los mensajes.

Barreras culturales: diferente idioma, costumbres o valores

Las barreras culturales son obstáculos que surgen debido a las diferencias en idioma, costumbres, valores y creencias entre las personas que se comunican. Estas barreras pueden incluir:

• Diferente idioma: La falta de comprensión del idioma en el que se está comunicando puede dificultar la transmisión efectiva de mensajes.
• Diferencias culturales en la comunicación no verbal: Los gestos, expresiones faciales y otros aspectos de la comunicación no verbal pueden interpretarse de manera diferente en diferentes culturas, lo que puede llevar a malentendidos.
• Diferencias en las normas sociales y valores: Las normas sociales y los valores pueden variar significativamente entre diferentes culturas, lo que puede afectar la forma en que se expresan y se interpretan los mensajes.

Ejemplos de errores en la comunicación

El canal es el medio por el que se comparte la información que enviamos o recibimos. En algunos casos, solemos utilizar un canal que no es el adecuado. Por ejemplo, hablar acerca de trabajo por mensajes de texto, cuando estamos en una oficina. El mensaje también puede verse inmerso en errores de la comunicación, cuando no se transmite de la forma en la que debería hacerse, llegando a malinterpretaciones por parte del receptor.

En el contexto, también puede haber un error. No situarnos en el contexto correcto, como hablar acerca de política o economía en medio de la cena navideña. Un mensaje que no se envía en el contexto adecuado simplemente incomoda al grupo, haciendo que ni siquiera escuche.

Consecuencias de una comunicación deficiente

Malentendidos y confusiones

Una comunicación deficiente puede tener una serie de consecuencias negativas, entre las cuales los malentendidos y las confusiones son dos de las más comunes:

• Malentendidos: Cuando la comunicación no es clara o efectiva, existe un mayor riesgo de malentendidos. Las personas pueden interpretar erróneamente el mensaje transmitido, lo que puede llevar a acciones incorrectas, decisiones equivocadas o conflictos innecesarios. Estos malentendidos pueden surgir debido a una variedad de razones, como problemas de idioma, falta de claridad en la comunicación, o diferencias en la interpretación de ciertos términos o expresiones.
• Confusiones: Una comunicación deficiente también puede causar confusión entre los receptores del mensaje. Si la información no se presenta de manera organizada y coherente, o si hay discrepancias en los mensajes recibidos, las personas pueden sentirse confundidas respecto a lo que se espera de ellos o cuál es la situación real. Esta confusión puede llevar a errores en la ejecución de tareas, retrasos en la toma de decisiones y una disminución general en la eficiencia y productividad.

Ambas consecuencias pueden tener un impacto negativo en diversos aspectos de la vida personal y profesional, desde relaciones interpersonales hasta el desempeño laboral y la satisfacción general. Por lo tanto, es crucial promover una comunicación clara, abierta y efectiva para evitar malentendidos y confusiones, lo que contribuirá a relaciones más saludables, un trabajo más eficiente y un entorno general más armonioso.

Pérdida de información valiosa

Esto puede ocurrir de varias maneras:

• Información incompleta o distorsionada: Cuando la comunicación es deficiente, existe el riesgo de que parte de la información importante se pierda en la transmisión. Esto puede deberse a malentendidos, falta de claridad en el mensaje o incluso a una mala interpretación por parte del receptor. Como resultado, se pueden perder detalles cruciales que afectan la comprensión o la toma de decisiones adecuadas.
• Información no compartida: En entornos donde la comunicación no es efectiva, las personas pueden sentirse reacias a compartir información por temor a malentendidos o a ser malinterpretadas. Esto puede llevar a la retención de información clave que podría ser útil para resolver problemas, generar nuevas ideas o tomar decisiones informadas.
• Dificultad para identificar problemas o soluciones: Cuando la comunicación es deficiente, puede ser difícil identificar problemas o encontrar soluciones efectivas. La falta de información clara y precisa puede dificultar la detección de problemas emergentes o la evaluación de las posibles soluciones. Como resultado, los problemas pueden persistir sin abordar adecuadamente, lo que puede tener consecuencias negativas a largo plazo.

Conflictos interpersonales

Otra consecuencia importante de una comunicación deficiente son los conflictos interpersonales. Aquí hay algunas formas en las que una mala comunicación puede contribuir a los conflictos:

• Malentendidos: Una comunicación poco clara o confusa puede llevar a malentendidos entre las partes involucradas. Estos malentendidos pueden surgir debido a una interpretación incorrecta de las palabras, tono o intención del mensaje, lo que puede generar resentimiento o confusión entre las personas.
• Falta de claridad en las expectativas: Cuando las expectativas no se comunican de manera efectiva, ya sea en una relación personal o en un entorno laboral, pueden surgir conflictos. Si las partes no están alineadas en cuanto a lo que se espera de cada uno, esto puede dar lugar a malentendidos y descontento.
• Comunicación pasiva-agresiva: En algunos casos, las personas pueden recurrir a la comunicación pasiva-agresiva como resultado de una comunicación deficiente. Esto puede incluir el uso de indirectas, sarcasmo o comportamiento pasivo que puede llevar a una escalada de conflictos en lugar de abordar directamente los problemas.
• Escasez de comunicación: La falta de comunicación o la comunicación insuficiente sobre problemas o preocupaciones puede llevar a la acumulación de resentimientos y tensiones no expresadas. Esto puede crear un clima de desconfianza y hostilidad entre las partes, lo que puede conducir a conflictos abiertos.

Desmotivación y falta de productividad

La desmotivación y la falta de productividad son dos consecuencias importantes de una comunicación deficiente. Aquí hay algunas razones por las cuales esto puede suceder:

• Falta de claridad en las expectativas: Cuando la comunicación no es clara, los empleados pueden no entender completamente lo que se espera de ellos en términos de objetivos, responsabilidades y estándares de desempeño. Esto puede llevar a la confusión y la desmotivación, ya que los empleados no están seguros de cómo contribuir de manera efectiva al éxito del equipo o de la organización.
• Falta de retroalimentación: La retroalimentación es esencial para el crecimiento y desarrollo profesional de los empleados. Si la comunicación es deficiente, es posible que los empleados no reciban retroalimentación adecuada sobre su desempeño, lo que puede hacer que se sientan desmotivados y sin dirección.
• Falta de reconocimiento: La falta de reconocimiento o aprecio por el trabajo bien hecho puede desmotivar a los empleados y hacer que se sientan poco valorados. Si la comunicación efectiva no está presente para reconocer y recompensar los logros de los empleados, es probable que su nivel de compromiso y motivación disminuya.
• Ambiente de trabajo tenso: Una comunicación deficiente puede crear un ambiente de trabajo tenso y conflictivo, lo que puede hacer que los empleados se sientan incómodos y estresados. Esto puede afectar negativamente su motivación y productividad, ya que es más difícil concentrarse y ser productivo en un entorno negativo.

Principales errores de la comunicación

Podemos decir que en algún momento hemos cometido algunos de estos errores en la comunicación:

1. No escuchar activamente: Muchas veces no prestamos atención a lo que la otra persona está diciendo y estamos más enfocados en lo que queremos decir. Es importante escuchar activamente para entender el mensaje completo y evitar malentendidos.
2. Suponer que la otra persona entiende: A veces damos por sentado que la otra persona entiende lo que estamos diciendo, lo que puede llevar a malentendidos. Es importante ser claro y verificar que la otra persona ha entendido el mensaje.
3. Comunicar de manera poco clara: Si no somos claros en nuestra comunicación, la otra persona puede interpretar nuestro mensaje de manera diferente a la que queríamos transmitir. Es importante ser específicos y concisos en nuestra comunicación.
4. Uso de jergas o tecnicismos: Si usamos jergas o tecnicismos que la otra persona no entiende, esto puede generar confusión y dificultades para entender el mensaje.
5. No tener en cuenta las diferencias culturales: Las diferencias culturales pueden afectar la manera en que interpretamos y entendemos los mensajes. Es importante tener en cuenta estas diferencias y adaptar nuestra comunicación en consecuencia.
6. Comunicar de manera negativa: Si usamos un lenguaje negativo o palabras ofensivas, esto puede llevar a conflictos y malentendidos. Es importante comunicarse de manera respetuosa y empática.
7. No verificar la comprensión: A veces damos por sentado que la otra persona ha entendido nuestro mensaje, pero es importante verificar que la comprensión sea correcta. Esto se puede lograr pidiendo a la otra persona que resuma o repita el mensaje.

Errores del receptor en la comunicación

Aunque el emisor también cometa errores, el receptor necesita olvidar algunas cosas antes de poder seguir con el proceso de comunicación. Existen personas que están al teléfono en medio de una charla, y otras que empiezan a pensar en otras cosas, y al final, su cuerpo está aquí, pero su mente no. Luego, existen personas que, por la naturaleza de la conversación, se cierran pensando que tienen razón y no aceptan la opinión de los demás. Esto simplemente no es comunicación.

Errores del emisor en la comunicación

El emisor también puede cometer algunos errores. Si bien el emisor debe estar mentalmente presente, con la percepción abierta a las ideas del emisor, este puede lograr que la información no llegue al otro lado de la conversación. Por ejemplo, teniendo un lenguaje no verbal inadecuado. Modular el tono de voz también es importante, y cuando se trata de discusiones, tratar de forma irrespetuosa puede ocasionar la pérdida total de la comunicación.

1. Escucha activamente: Cuando alguien está hablando contigo, asegúrate de estar presente y concentrado en lo que están diciendo. Escucha atentamente y haz preguntas claras para asegurarte de que has entendido bien.
2. Sé claro y conciso: Cuando estés hablando, asegúrate de ser claro y conciso en tu mensaje. Evita hablar en exceso y tratar de mantener la información importante breve y fácil de entender.
3. Usa un lenguaje adecuado: Asegúrate de que estás usando un lenguaje que sea adecuado para la persona con la que estás hablando. Evita usar jergas o tecnicismos que puedan no ser entendidos por todos.
4. Comprende la perspectiva del receptor: Antes de comunicar un mensaje, trata de entender la perspectiva del receptor. ¿Cómo puede interpretar lo que estás diciendo? ¿Cómo pueden afectar sus experiencias o creencias a la comprensión de tu mensaje?
5. Sé empático: Muestra empatía hacia la persona con la que estás hablando. Trata de entender sus sentimientos y emociones y comunícate de una manera que los respete.
6. Verifica la comprensión: Para asegurarte de que el mensaje ha sido entendido correctamente, verifica que la otra persona haya comprendido lo que has dicho. Puedes hacerlo pidiéndole que repita o resuma lo que has dicho.
7. Evita la comunicación negativa: Evita el lenguaje negativo o las palabras ofensivas que puedan llevar a malentendidos o malas interpretaciones.

Al seguir estos consejos, podrás evitar los errores más frecuentes en la comunicación y mejorar la calidad de tus relaciones interpersonales.

A través de la comunicación asertiva, se solucionan todos los problemas de la comunicación. Desde el receptor hasta el emisor, pasando por el canal, el mensaje y el contexto. Todo esto da como resultado personas que saben convivir, dar a conocer sus ideas y, en general, un grupo de personas que puede cumplir cualquier objetivo.

Si quieres ampliar la información sobre la materia te recomendamos un libro de 2011, ‘Los cien errores en la comunicación de las organizaciones, de Luis Arroyo. No necesitas conocimientos previos y la obra recoge ideas y recomendaciones estratégicas sobre crisis, transparencia, responsabilidad social corporativa o la difusión de ideas. Además, el autor es presidente de Asesores de Comunicación Pública y ACOP, Asociación de Comunicación Política, ha trabajado en la empresa privada y también ha sido director del Gabinete de la ministra Carme Chacón.

Una segunda obra, con título similar pero diferente enfoque es ‘Los 100 errores en la comunicación personal’ de Fernando de Manuel y Rafael Martínez-Vilanova que sirve de complemento a otro que ya publicaron ‘Los cien errores en los procesos de negociación’.

Cómo mejorar la comunicación y evitar errores

Ser claro, directo y coherente en los mensajes

• Claridad en el mensaje: Expresa tus ideas de manera clara y concisa, evitando la ambigüedad y el lenguaje técnico innecesario. Asegúrate de que el mensaje sea fácil de entender para el receptor.
• Directividad: Sé directo en la transmisión de tu mensaje. Evita rodeos o divagaciones que puedan confundir al receptor. Aborda el punto principal de manera clara y sin dilaciones.
• Coherencia: Mantén la coherencia en tus mensajes para evitar confusiones. Asegúrate de que las diferentes partes del mensaje estén relacionadas entre sí y que el mensaje global tenga sentido.
• Utiliza ejemplos o analogías: Si es necesario, utiliza ejemplos o analogías para ilustrar tus puntos y hacer que el mensaje sea más comprensible para el receptor.
• Solicita retroalimentación: Una vez que hayas transmitido tu mensaje, asegúrate de solicitar retroalimentación para confirmar que se ha entendido correctamente. Esto te ayudará a identificar cualquier área de confusión y aclarar cualquier malentendido antes de que se convierta en un problema.
• Escucha activamente: Además de transmitir mensajes de manera clara, también es importante escuchar activamente a los demás. Presta atención a lo que están diciendo y haz preguntas para asegurarte de comprender completamente su punto de vista.

Escuchar atentamente y sin interrumpir

• Presta atención activa: Concéntrate en lo que la otra persona está diciendo. Haz contacto visual y muestra señales no verbales, como asentir con la cabeza, para demostrar que estás escuchando activamente.
• Controla la impulsividad: Evita interrumpir o terminar las oraciones de la otra persona. Aunque puedas sentir la urgencia de responder o compartir tu perspectiva, permite que la otra persona termine de expresar sus ideas antes de intervenir.
• Practica la empatía: Trata de entender las emociones y el punto de vista de la otra persona. Escucha no solo las palabras que están diciendo, sino también el tono de voz y las expresiones faciales para captar mejor su estado emocional.
• Haz preguntas de clarificación: Si hay algo que no entiendes completamente, espera hasta que la otra persona termine de hablar y luego haz preguntas para obtener más detalles o aclaraciones. Esto muestra tu interés genuino en comprender su perspectiva.
• Evita distracciones: Elimina las distracciones y mantén el enfoque en la conversación. Apaga los dispositivos electrónicos, cierra las puertas si es posible y encuentra un entorno tranquilo donde puedas dedicar toda tu atención a la conversación.
• Responde de manera reflexiva: Después de que la otra persona termine de hablar, tómate un momento para reflexionar sobre lo que han dicho antes de responder. Esto te ayudará a formular una respuesta más completa y reflexiva.

Ponerse en el lugar del otro (empatía)

• Ponerse en el lugar del otro, también conocido como practicar la empatía, es una habilidad fundamental para mejorar la comunicación y fortalecer las relaciones interpersonales. Aquí hay algunas formas de practicar la empatía en la comunicación:
• Escucha activa: Presta atención a lo que la otra persona está diciendo, no solo a sus palabras, sino también a sus emociones y estado de ánimo. Trata de comprender su perspectiva y sus sentimientos, incluso si no estás de acuerdo con ellos.
• Valida los sentimientos: Reconoce y valida los sentimientos de la otra persona. Hazles saber que entiendes cómo se sienten y que sus emociones son válidas, incluso si no compartes su punto de vista.
• Haz preguntas reflexivas: Formula preguntas abiertas que inviten a la otra persona a compartir más sobre sus experiencias y sentimientos. Esto demuestra tu interés genuino en comprender su perspectiva y en profundizar en la conversación.
• Comunica tu comprensión: Una vez que hayas entendido la perspectiva de la otra persona, comunica tu comprensión de una manera que refleje empatía y apertura. Usa frases como «Puedo ver cómo eso podría haberte hecho sentir…» o «Entiendo por qué te sientes así…»
• Identifica puntos en común: Busca puntos en común o experiencias compartidas que puedan ayudar a fortalecer la conexión emocional entre tú y la otra persona. Esto puede ayudar a construir un puente de comprensión y empatía entre ambos.
• Ofrece apoyo: Si es apropiado, ofrece tu apoyo y solidaridad a la otra persona. Hazles saber que estás ahí para ellos y que estás dispuesto a ayudar de cualquier manera que puedas.

Usar un lenguaje respetuoso

• Usar un lenguaje respetuoso es esencial para promover una comunicación efectiva y positiva. Aquí hay algunas pautas sobre cómo hacerlo:
• Evita el lenguaje ofensivo o despectivo: Sea consciente de las palabras que elige y evite cualquier término o expresión que pueda resultar ofensivo o despectivo para la otra persona.
• Utiliza un tono amable y cortés: Mantén un tono de voz tranquilo y amable al comunicarte con los demás. Evita levantar la voz o adoptar un tono condescendiente, ya que esto puede ser percibido como falta de respeto.
• Escucha con atención: Presta atención a las preocupaciones y opiniones de los demás sin juzgar. Valora sus puntos de vista, incluso si difieren de los tuyos, y muestra respeto por sus experiencias y perspectivas únicas.
• Evita los ataques personales: Enfoca la discusión en los problemas o temas en cuestión, en lugar de atacar personalmente a la otra persona. Mantén la conversación centrada en los hechos y evita hacer juicios o críticas negativas sobre su carácter o personalidad.
• Sé consciente del contexto cultural: Ten en cuenta las diferencias culturales al elegir tus palabras y expresiones. Lo que puede considerarse respetuoso en una cultura puede no serlo en otra, por lo que es importante ser sensible a estas diferencias.
• Agradece y reconoce: Expresa gratitud y reconocimiento cuando corresponda. Valora el tiempo y los esfuerzos de la otra persona y muestra aprecio por su contribución a la conversación o la situación en general.

Elegir el momento oportuno para comunicar

• Evalúa la situación: Antes de comunicar algo importante, evalúa la situación para determinar si es el momento adecuado para hablar. Considera factores como el estado de ánimo de la otra persona, su nivel de estrés o cualquier otra circunstancia que pueda afectar su receptividad.
• Evita discutir en momentos de tensión: Si la situación está cargada de emociones negativas o si la otra persona está ocupada o distraída, es mejor posponer la conversación para un momento más oportuno. Las discusiones en momentos de tensión pueden exacerbar los problemas y dificultar la resolución de conflictos.
• Busca momentos de calma y privacidad: Elige un momento en el que ambos estén tranquilos y puedan hablar en privado, especialmente si el tema es delicado o personal. Esto permite una comunicación más abierta y sincera sin interrupciones externas.
• Considera el estado emocional de la otra persona: Si la otra persona está experimentando emociones intensas, como tristeza o enojo, es posible que no esté lista para una conversación seria o para procesar nueva información. Es importante ser sensible a su estado emocional y esperar hasta que esté más receptiva.
• Busca momentos de oportunidad: Aprovecha momentos en los que la otra persona esté relajada y receptiva para comunicar mensajes importantes o para abordar temas sensibles. Por ejemplo, durante un momento de tranquilidad después de una comida o durante un paseo relajado juntos.
• Sé flexible: Si el momento elegido no resulta ser el adecuado, sé flexible y dispuesto a posponer la conversación para otro momento más oportuno. La comunicación efectiva requiere paciencia y adaptabilidad para asegurar que el mensaje sea recibido de la mejor manera posible.